Dokumentų skaitmeninimas

Dokumentų skaitmeninimas – moderni galimybė efektyviau organizuoti visą Jūsų įmonės darbą

Įmonėse vis dažniau naudojami elektroniniai dokumentai (e dokumentai). Stebint, kaip sparčiai per pastaruosius Kelerius metus vystosi ir tobulėja įvairios skaitmeninės technologijos, galime net tikėtis, jog popierinių dokumentų ateityje apskritai nebeliks. 

Kol kas dokumentų valdymas ir apskaita dažniausiai vis dar atliekami kombinuotu būdu, nes dalis įmonių klientų labiau vertina fizinius dokumentus. Kaip ten bebūtų, net ir juos labai patogu paversti elektroniniais.

Fizinių dokumentų skaitmeninimas atliekamas specialios programos pagalba. Skenuojant dokumentą, ji sugeba atpažinti teksto simbolius ir perkelti juos į skaitmeninį formatą. Jeigu kažko nuskaityti nesugeba, žmogus gali jai pagelbėti, užpildydamas paliktas spragas rankiniu būdu. Mūsų siūlomos programos sugeneruotų dokumentų kokybė yra labai aukšta. 

Vėliau šie dokumentai saugomi kliento  nurodytoje laikmenoje, arba mūsų FTP serveryje. Juos lengvai pasiekia buhalterija, taip pat visi įmonės darbuotojai, kuriems to reikia.

Kur patogiausia saugoti skaitmeninius dokumentus?

Tiesiog įvertinkite savo veiklos ypatumus bei poreikius:

  • Jeigu duomenų saugojimas Jums yra ypatingai svarbus, laikykite juos serveryje;
  • Jei Jums svarbu, kad duomenys būtų pasiekiami iš įvairių vietų, patogiausia bus juos sudėti į “debesį”.

Ką duoda dokumentų skaitmeninimas?

Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas yra žymiai paprastesnis bei greitesnis. Be to, Jums nebereikia didelių spintų, skirtų duomenų saugojimui. Visa reikiama informacija lengvai pasiekiama iš serverio ar “debesies”.

Mūsų klientai yra įmonės, kurioms per mėnesį tenka susitvarkyti su 100-5000 dokumentų, o tai tikrai atima nemažai jėgų, nors tiesioginės vertės ir nesukuria. Jeigu Jūsų buhalterijai kas mėnesį tenka sužiūrėti ne mažiau kaip 100 visokių sąskaitų, pagalvokite, kiek laiko jos “suėda” bei kiek visokių netikslumų tarp jų gali įsivelti. 

Dokumentų skaitmeninimas padeda efektyviau paskirstyti darbuotojų laiką. Galime nesvarstydami išskirti šiuos pagrindinius privalumus, kai dokumentų valdymas perkeliamas į skaitmeninę būseną:

  • Dokumentai, naudojantis jau parengtais šablonais, paruošiami greičiau;
  • Skaitmeninius dokumentus pasiekti gali tik sistemoje nurodyti asmenys;
  • Šie dokumentai visą laiką yra toje pačioje vietoje, juos sunku pamesti;
  • Duomenų bazėje galima lengvai rasti tiek senesnį, į archyvą perkeltą dokumentą, tiek naujausią jo versiją;
  • Dokumentai gali būti pasiekiami 24 val. per parą ir 7 dienas per savaitę;
  • Vykdant apskaitą sumažėja klaidų tikimybė;
  • Paprastas dokumentų archyvavimas;
  • Nesudėtingas dokumentų šalinimas.

Kodėl reikėtų tvarkyti dokumentus sudėtingai, jeigu galima tai daryti labai paprastai?

Šiuolaikinės technologijos tikrai gali Jums viską supaprastinti. Dokumentų skaitmeninimas, jų valdymas bei pasirašymas elektroniniu parašu reiškia, jog Jūsų darbuotojai turi daugiau laiko organizacijos produktyvumo didinimui, produktų bei paslaugų gerinimui, naujų idėjų plėtojimui bei santykių su klientais auginimui. Modernūs išmanieji sprendimai verslui atveria vis daugiau įvairių galimybių produktyvumui, o darbuotojus motyvuoja stengtis dėl bendrų kompanijos tikslų.  

Jeigu apsisprendėte išsilaisvinti nuo sudulkėjusių popierių krūvos savo biure bei optimizuoti darbo efektyvumą ir komunikaciją tarp darbuotojų bei klientų – esame pasiruošę Jums padėti. Beje, šis sprendimas laiko ir lėšų Jums gali sutaupyti penkeriopai.

Susisiekite su mumis elektroniniu paštu info@avalue.lt arba telefonu +37068448887.