Dokumentų valdymas

Ką daryti, kad dokumentų valdymas netaptų galvos skausmu?

 

Dokumentų valdymas – neatsiejama ir sudėtinė įstaigos valdymo dalis. Remiantis oficialiomis taisyklėmis, apibrėžimas skamba taip: Dokumentų valdymas – tai valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kurią sudaro dokumentų rengimas, tvarkymas ir apskaita bei jų saugojimas.

 

Kitais žodžiais tariant, sąvoka dokumentų valdymas apima:

 

  • Visą, su organizacijos ar privataus asmens dokumentų valdymu susijusią informaciją;
  •  Darbą su popieriniais ir elektroniniais dokumentais;
  • Dokumentų rengimą, įforminimą, keitimąsi, tvarkymą, apskaitą bei saugojimą;
  • Dokumentų saugojimo terminus bei jų naikinimą.

 

Kaip matote, ši sritis labai plati ir pakankamai sudėtinga. Juk dokumentuose atsispindi organizacinė, gamybinė, praktinė ir kitokia privataus ar juridinio asmens veikla bei saugoma kasdieniniame darbe būtina informacija, kuri išlieka kaip palikimas kitoms kartoms. Tad drąsiai galima teigti, jog dokumentų valdymas – tai informacijos valdymas, o dokumentai yra pagrindinis istorijos šaltinis.

 

Dėl šių svarbių priežasčių, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentų rengimas, tvarkymas ir apskaita privalo vykti sklandžiai ir efektyviai, o dokumentai turi būti lengvai pasiekiami, kad galėtų tenkinti jos pačios bei kitų asmenų poreikius. Taip pat, jie privalo būti apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto panaudojimo, pakeitimo ar sunaikinimo.

 

Tad kas gali visa tai palengvinti?

 

Vis daugiau organizacijų, siekdamos padidinti savo veiklos efektyvumą, įsidiegia dokumentų valdymo sistemas. Dokumentų valdymo sistema arba kitaip – DVS sistema išvaduos įmonę nuo rutininio darbo, reikalingo dirbant su dokumentais ir ženkliai sumažins išlaidas, susijusias su jų valdymu. Pagrindinės dokumentų valdymo sistemos funkcijos apima visą būtinąją raštvedybą. Jos pagalba bus sutvarkyti tiek popieriniai, tiek elektroniniai dokumentai, nes DVS sistema – tai patogus, aiškus ir nesudėtingas visų dokumentų:

 

  • Rengimas,
  •  Redagavimas,
  •  Keitimas,
  •  Įforminimas,
  •  Pasirašymas,
  •  Tvirtinimas,
  •  Keitimasis,
  • Tvarkymas,
  •  Apskaita,
  • Apsauga,
  • Archyvavimas,
  • Saugojimas,
  • Naikinimas.

 

Dokumentų valdymo sistemos dėka, gerokai lengviau dokumentus surasti, juos persiųsti kitiems organizacijos darbuotojams, valdyti prieigą, registruoti ir kaupti su jais atliktų veiksmų istoriją, susieti juos tarpusavyje, nustatyti bei gauti priminimus, apie dokumentus ar su jais susijusius svarbius įvykius. Tad visiškai nenuostabu, jog storais popierinių dokumentų segtuvais apkrautos įmonės lentynos – tai sparčiai į praeitį grimztantis vaizdas, nes įmonėse populiarėja elektroniniai dokumentai, kurie lengvina vadovų bei darbuotojų kasdienybę ir taupo jų laiką. 

 

Taip yra todėl, kad e. dokumentai turi daugybę privalumų:

 

  • Naudojantis sukurtais šablonais, reikiami dokumentai paruošiami greičiau;
  • Pažymėjus, prieigą prie tam tikro dokumento gali turėti tik sistemoje nurodyti asmenys;
  • Elektroniniai dokumentai visuomet yra toje pačioje vietoje, taip sumažėja jų dingimo rizika;
  • Tuo pat metu dokumentus gali redaguoti net keli asmenys;
  • Lengviau rasti senesnius, į archyvą jau perkeltus dokumentus, ir naujausią dokumento versiją;
  • E. dokumentai archyvuojami paprasčiau.

 

Dokumentų valdymas PDF ar kitokiu formatu reiškia tai, kad darbuotojams lieka daugiau laiko, kurį galima skirti procesų tobulinimui bei įmonės produktyvumo didinimui, kuriam padidėjus, organizacija tampa pajėgesne orientuotis į produktų bei paslaugų gerinimą ir santykių su vartotojais vystymą.

 

Tam, kad elektroninių dokumentų valdymas PDF ar kitokiu skaitmeniniu formatu vyktų sklandžiai bei dokumentai atitiktų visas, teisės aktų numatytas normas,  buvo sukurtas elektroninis parašas. Iš pradžių vertintas kaip inovatyvus įrankis, šiandieną jis naudojamas ne tik didelėse, valstybinėse organizacijose, bet ir mažesnėse įmonėse.

 

Tad jei Jūsų versle dokumentų valdymas vis dar vyksta „senuoju būdu“, paskubėkite prisijaukinti naujoves. Susisiekite su mumis tel. +37068448887 arba el. paštu

info@avalue.lt ir sužinokite viską, kas susiję su dokumentų valdymu bei kokios jų valdymo sistemos.