DUK

Elektroniniai dokumentai – patogu ir šiuolaikiška

Apie tai, kas yra elektroniniai dokumentai, šiais laikais klausimų kyla mažai kam. Juk, toliau vystantis išmaniosioms kompiuterinėms technologijoms, labai daug įvairių mūsų gyvenimo elementų persikelia į virtualiąją tikrovę. Ne išimtis ir įvairūs dokumentai bei jų valdymas.

Nesiveliant į vien tik IT specialistams suprantamus terminus – elektroniniai dokumentai yra popierinių dokumentų atitikmenys. Elektroninių dokumentų rengimas, saugojimas bei tikrinimas yra daug paprastesnis ir greitesnis, nei popierinių. Jie neužims papildomos vietos Jūsų biure, nesudulkės, nepagels, nebus netyčia aplaistyti kava, o norėdami elektroninėje duomenų bazėje rasti konkretų dokumentą, Jūs labai greitai tą padarysite.

Jei Jūs vis dar naudojate savo veikloje popierinius dokumentus, vis vien yra patogu juos suskaitmeninti. Buhalterinė apskaita taps žymiai paprastesnė, sumažės klaidų tikimybė.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema gali būti net ir visiškai autonominė, kai tiek pas pirkėją, tiek pas tiekėją yra vienoda koduotė, tačiau mes siūlome įsidiegti pusiau autonominį procesą, kuriam reikalinga atsakingų žmonių priežiūra.

Apsaugokite savo įmonę bei jos darbuotojus nuo vertingų duomenų praradimo bei techninio darbo pertekliaus bei išnaudokite moderniųjų technologijų teikiamą naudą – o mes Jums padėsime.

Žengti pirmyn padės efektyvios dokumentų valdymo naujovės

Nėra tokios įmonės, ar organizacijos, kuri nesusidurtų su tuo, kas yra dokumentų valdymas. Tai sistema, kurios paskirtis – stebėti, saugoti bei valdyti darbą su dokumentais. Ši dokumentų valdymo sistema sutrumpintai vadinama DVS. Pagrindinės jos savybės bei tikslai:

• Dokumentų saugojimas, patvirtinimas, apskaita, archyvavimas bei naikinimas;
• Senesnių dokumentų versijų išsaugojimas bei galimybė prie jų prieiti;
• Papildomos, su dokumentais susijusios informacijos, valdymas;
• Galimybė peržiūrėti veiksmų, susijusių su dokumentais, istoriją;
• Su dokumentais susijusių užduočių valdymas.

Iš pirmo žvilgsnio šis reikalas gali pasirodyti labai sudėtingas, painus ir nuobodus. Sutinkame tai tikrai ne pati įdomiausia Jūsų verslo, ar kitokios veiklos dalis – tačiau ji būtina. Na, o mes norime pagelbėti Jums, kiek įmanoma, visa tai supaprastinti. Šiuo metu dokumentų valdymo organizavimas tampa vis labiau skaitmenizuotas. Šiuolaikinės technologijos tikrai labai palengvina visą šį procesą bei apsaugo įmones nuo virtimo “makulatūros saugyklomis” ir sumažina dokumentų valdymo kaštus.

Nuoširdžiai patariame Jums skaitmenizuoti šią savo darbo sritį, jei to dar nepadarėte. Na, o jei dar abejojate, ar nežinote, kaip – kreipkitės į mus tel. +370 6 84 48887, el. paštu info@avalue.lt, arba atvykite adresu Šeškinės g. 6, Vilnius.

Vienas pagrindinių įmonės ar įstaigos dokumentų valdymo tikslų, susijęs su jos veiklos įrodymą užtikrinančių dokumentų išsaugojimu ir archyvavimu reikiamą laikotarpį. Tai labai svarbu tam, kad liktų įrodymai apie su jos veikla susijusių fizinių bei juridinių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.

Dokumentų saugojimo ir archyvavimo terminai nustatyti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 patvirtintoje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje. Joje apibrėžiami minimalūs bendrųjų dokumentų saugojimo terminai, kuriuos savo veiklos metu parengia didžioji dalis įvairiausių mūsų šalyje įsikūrusių valstybinių bei privačių institucijų. Šie terminai labai skiriasi ir gali trukti nuo 2 iki 50 ar daugiau metų.

Tad norint tiksliai žinoti kiek ilgai reikia laikyti tam tikrą dokumentą, atliekamas dokumentų archyvavimas. Tai organizacijoje esančių tiek popierinių, tiek elektroninių dokumentų ir bylų tvarkymas bei saugojimas, vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro ir kitų institucijų nustatytomis taisyklėmis bei norminiais aktais.

Šis darbas užima labai daug laiko, tad jei Jums jo trūksta, ar norite jį panaudoti įmonės produktyvumo kėlimui, patikėkite šį darbą mums. Susisiekite su mumis tel. +37068448887 arba el. paštu info@avalue.lt .